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《個人情報保護方針とプライバシーポリシーについて》
■一般社団法人社会人大学における個人情報保護に関する基本方針

一般社団法人社会人大学(以下、当社団)は、個人情報を保護・管理する体制を整え、規定し、代表者および全てのスタッフがそれを遵守することにより、個人情報の適切な管理に努めます。
当社団は、適切な個人情報の収集・利用および提供については、内部規程を定め、収集目的・使用範囲の限定を明示し、適切な管理に努めます。
当社団は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏えいなどに関する予防措置を講じ、個人情報の安全性・正確性の確保を図ります。
当社団は、個人情報保護の重要性について、スタッフの教育・研修を徹底し、個人情報保護の管理・監督者を設置し、適切な管理・監督体制を確立し運用を行います。
当社団は、個人情報に関する法令・その他の規範を遵守します。
当社団は、以上の方針内容を継続的に見直し、改善に努めます。

2017年4月1日 改訂

 

■個人情報の利用目的

当社団では、ご利用者の皆様の個人情報の利用目的を定め、その取扱いには万全の管理体制で取り組んでいます。ご質問等がございましたら「お問合せフォーム」よりお気軽にお問い合わせ下さい。

◎カウンセリング提供
 ・カウンセリングのサービス業務
 ・必要とされる場合の行政や機関等との連携業務
 ・コンサルティングやカウンセリング、サービス費請求のための事務業務
 ・カウンセリングの質の向上その他、事例検討の為の団体内カウンセラーによる利用
(※この利用におきましては匿名化致します。)
 ・外部監査機関への情報提供
上記のうち、同意しがたい事項がある場合には、その旨を担当カウンセラーまでお申し出ください。
お申し出がないものについては、同意して頂けたものとして取扱わせて頂きます。
お申し出は、後から撤回、変更を行うことが出来ます。
次の項目につきましては、個人情報保護法に基づき、利用目的による制限の例外としてお取扱い致します。

◎法令に基づく場合
人の生命、身体又は財産の保護の為に必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難な場合。
(大規模災害・事故発生時の混乱により、ご本人の同意を得る作業を行うことが著しく不合理であると考えられる場合を含みます。) 
公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進の為、特に必要がある場合で本人の同意を得る事が困難な場合。
国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行する事に対して協力する必要がある場合で本人の同意を得る事が困難な場合。

■プライバシーステートメント

◎目的
当社団が保有しているご利用者の皆様やその他関係者の個人情報の適切な保護のため、当社団の個人情報保護方針に基づく本ステートメントに従って個人情報を保護してまいります。

◎定義
本ステートメントにおいて、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによります。

◎個人情報
個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいいます。カウンセリング結果及びカウンセリング記録も個人情報とします。

◎個人情報データベース
特定の個人情報を一定の規則(例えば、五十音順、生年月日順など)に従って整理・分類し、特定の個人情報を容易に検索することができるよう、目次、索引、符号等を付し、他人によっても容易に検索可能な状態においているものをいいます。紙媒体、電子媒体の如何を問いません。

◎個人データ
「個人情報データベース」を構成する個人情報をいいます。

◎保有個人データ
個人データのうち、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行う権限を有するものをいいます。
ただし、(1)その存否が明らかになる事で公益その他の利益が害されるもの、(2)6ヶ月以内に消去するもの(更新することは除く)は除きます。

◎利用目的の特定
個人情報の取扱いは、利用目的を明確に定め、その目的の達成に必要な限度において行います。

◎利用目的の変更
個人情報の利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で行います。

◎取得方法の制限
個人情報の取得は、適法、かつ公正な手段によって行います。

◎特定の機微な個人情報の取得の禁止
次に示す内容を含む個人情報の取得、利用又は提供はカウンセリングやアドバイスに必要最低限の範囲内で行います。
・思想、信条及び宗教に関する事項
・人種、民族、犯罪歴、その他社会的差別の原因となる事項
・勤労における団結権、団体交渉及びその他団体行動の行為に関する事項
・集団示威行為への参加、請願権の行使及びその他の政治的権利の行使に関する事項
但し上記はカウンセリングと関連する場合に限定し、利用・収集できることとします。

■本人との対面により個人情報を直接取得する場合の措置

本人との間で、カウンセリング受付を締結することに伴って、カウンセリング受付書その他書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合や、直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合、当該ページの規約に沿った利用を目的の範囲と致します。

◎利用目的の公表
当団体は、個人情報の利用目的を含む個人情報保護方針をインターネットホームページ及び施設内の見やすい場所に掲示し、かつ最新の状態を維持します。

■間接的に個人情報を取得する場合の措置

本人以外から当該本人の個人情報の提供を受ける場合は、以下の措置を講じ、監督します。
・個人情報を入手する者が、適法かつ公正な手段によって当該個人情報を取得するように監督する事。
・第三者から入手する個人情報が当該本人の第三者提供に対する同意を得てその利用目的の範囲内で提供されたものであることを確認する事。

◎利用範囲の制限
個人情報の利用は、原則として利用目的の範囲内で、具体的な業務に応じ権限を与えられた者のみが、業務の遂行上必要な限りにおいて行います。
利用目的の範囲を超えて個人情報の利用を行う場合は、当該目的を通知し、あらかじめ本人の同意を得ることとします。
但し、次に掲げる場合については、その限りではありません。
・法令に基づく場合
 1)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合。(大規模災害・事故発生時の混乱によりご本人の同意を得る作業を行なうことが著しく不合理であると考えられる場合を含みます。)
 2)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合。
 3)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行する事に対し、協力する必要がある場合で、本人の同意を得る事により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合。

◎個人情報の正確性の確保
当社団は、個人情報を利用目的に応じ必要な範囲内において、正確かつ最新の状態で管理します。

◎個人情報の安全性の確保
当社団は、この社団の個人情報を格納したコンピュータへの不当なアクセス又は個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等の危険に対して、セキュリティ管理計画の立案・実施等の必要な措置を講じます。

◎当社団のスタッフに対する教育
当社団のスタッフが個人データを取り扱う際に、個人データの安全管理が適正に行われる様、当該スタッフ等に対して教育を行います。

◎個人情報の委託処理等に関する手続き
当社団は、情報処理や作業を第三者に委託する為に個人情報を第三者に預託する場合(派遣労働者の受け入れを含む)においては、以下の措置を講じます。
・新規の個人情報の預託先(派遣労働者の受け入れを含む)については、預託先責任者との面接、預託先の処理施設の現場視察等により個人情報保護及びセキュリティ管理の水準が適正である事、個人情報保護及びセキュリティ管理の教育の水準が適正である事を確認する事。

次の事項について契約すること。
・守秘義務の存在、取り扱うことのできる者の範囲に関する事項
・預託先における個人情報の秘密保持方法、管理方法ついての事項
・契約終了時の個人情報の返却および複製物の消去に関する事項
・個人情報が漏えい、その他事故の場合の措置、責任分担についての事項
・再委託に関する事項
なお、委託中、万一、契約に抵触する事項を発見した時は、直ちに個人情報の預託先に対して必要な措置を講じます。

◎個人情報の第三者への提供・公表手続き
当社団は、個人情報の第三者への提供を行いません。
但し、業務上あるいは公共上、第三者への提供(公表・開示等を含む)の必要性を認めた場合は、必要な措置を講じた後で行う事とします。

◎自己情報の開示・訂正・削除に関する手続き
当社団が保有している個人情報について、本人からその開示・訂正・削除を求められた場合のその申し出先として「お問合せフォーム」を設置します。なお、開示・訂正・削除の手続き方法については別途定めます。

◎自己情報の利用または提供の拒否権
当社団が保有している個人情報について、本人から利用または第三者への提供を拒否する旨の申し出があった場合、これに応じます。
但し、カウンセリング、監督行政機関・警察・裁判所等の公的機関からの法令に基づく権限の行使による開示請求等または法令に定められている義務の履行、カウンセリング費請求のために必要な場合については、この限りではありません。
 
◎個人情報保護組織
当社団は、この社団が保有しているご利用者の皆様、その他関係者の個人情報の適切な保護のため、この団体の個人情報保護方針に基づき、以下の組織を主体として個人情報を保護してまいります。

《情報管理責任者》
情報管理責任者はこの団体のあらゆる個人情報に関する責任を持ち、セキュリティ確保のための組織・体制の確保を推進します。

《個人情報保護対策責任者》
個人情報保護対策責任者は個人情報保護計画の策定、実施、評価、改善等の業務について責任と権限を有します。
事業年度毎に個人情報保護に関する教育を年1回以上、スタッフ全員に行う計画書を作成し、個人情報に関する教育が円滑に行えるように体制を整備します。

《個人情報保護監査責任者》
個人情報保護監査責任者は、公平かつ客観的な立場にあり、監査の実施及び報告を行う権限を有し、年1回、個人情報保護計画に従い、監査を実施し、監査結果を報告することとします。

◎個人情報保護相談窓口の設置
この社団は、個人情報の取り扱いの苦情・相談を受け付ける窓口を「お問合せフォーム」とし、この連絡先を本人に告知します。
なお、受け付けた苦情・相談の対処方法は、各事案例に沿って別途定めます。
 
また、当社団の個人情報の取扱に関するお問い合せはご担当までご連絡ください。
一般社団法人 社会人大学 担当:鈴木、吉村
〒251-0053 神奈川県藤沢市本町1-1-32 3F